Viele Unternehmer berichten mir, dass sie mit dem Delegieren Schwierigkeiten haben. Aufgaben bleiben oft an ihnen hängen, weil sie das Gefühl haben, dass ihre Assistenz nicht genau das liefert, was sie erwarten. Das Problem? Häufig werden Aufgaben nur halbherzig delegiert – das bedeutet, das „Was“ wird zwar kommuniziert, aber das „Wie“ und vor allem der Zweck der Aufgabe bleibt unklar.

Das Ergebnis? Ständige Rückfragen, mittelmäßige Ergebnisse und das Gefühl, doch wieder alles selbst machen zu müssen. Kein Wunder, dass viele Unternehmer in einer Endlosschleife aus Stress, Überarbeitung und Frustration stecken. Doch das muss nicht sein.

Effektives Delegieren kann Unternehmern jedoch mehrere Stunden pro Woche sparen – und zwar ohne Kontrollverlust. Stunden, die in strategische Planung, Wachstum und Innovation investiert werden könnten. Doch damit das gelingt, braucht es eine strukturierte Herangehensweise. In diesem Artikel erfahren Sie, warum das eigentliche Problem nicht Ihre Assistenz, sondern Ihre Delegationstechnik ist – und wie Sie das endlich ändern.

1. Warum Delegation scheitert – und wie Sie es vermeiden

Viele Unternehmer neigen dazu, Aufgaben entweder gar nicht oder zu ungenau zu delegieren. Das führt dazu, dass die Assistenz entweder zu viele Rückfragen hat oder im schlimmsten Fall eine Aufgabe erledigt, die nicht den Erwartungen entspricht.

Häufige Fehler beim Delegieren:

• Unklare Anweisungen – Die Assistenz weiß nicht genau, worauf es ankommt.

• Fehlender Kontext – Warum ist die Aufgabe wichtig? Welche übergeordneten Ziele stehen dahinter?

• Kein Feedback-Prozess – Die Assistenz erhält keine Rückmeldung und kann sich daher nicht verbessern.

Viele Unternehmer glauben, dass Delegation bedeutet, einfach eine Aufgabe zu „übergeben“. Doch der entscheidende Punkt ist, Verantwortung zu übergeben. Eine gute Assistenz kann weit mehr als nur umsetzen – sie kann mitdenken und verbessern, wenn sie richtig eingebunden wird.

Im Assistenz-Training von Straten Solutions lernen Assistenzen, wie sie proaktiv die richtigen Fragen stellen und Unternehmer dabei unterstützen, ihre Aufgaben effizient zu übertragen.

2. Das 'Was' und 'Wie' – aber vor allem das 'Warum' klären

Wer erfolgreich delegieren will, muss drei Dinge klarstellen:

• Das 'Was': Welche konkrete Aufgabe soll erledigt werden?

• Das 'Wie': Gibt es bestimmte Abläufe, Vorgaben oder Prioritäten, die beachtet werden müssen?

• Das 'Warum': Welchen Zweck erfüllt die Aufgabe? Wie trägt sie zum Unternehmensziel bei?

Viele Unternehmer geben lediglich das „Was“ weiter und wundern sich dann, warum das Ergebnis nicht ihren Erwartungen entspricht. Doch erst das „Warum“ sorgt für Eigenverantwortung und bessere Entscheidungen bei der Assistenz. Wenn die Assistenz versteht, wofür die Aufgabe wichtig ist, kann sie mitdenken, Lösungen vorschlagen und sich eigenständig weiterentwickeln.

Zusätzlich sollte darauf geachtet werden, dass Delegation nicht als Einbahnstraße betrachtet wird. Unternehmer sollten sich bewusst Zeit nehmen, um Rückfragen zu klären und den Rahmen für eigenständiges Arbeiten zu setzen. Wer Delegation als Dialog versteht, schafft eine stärkere Zusammenarbeit und eine Assistenz, die wirklich mitdenkt und entlastet.

3. Zeitersparnis durch strategisches Delegieren

Delegieren ist keine einmalige Aktion, sondern ein Prozess, der optimiert werden kann. Eine gut geschulte Assistenz kann Unternehmern 10 bis 15 Stunden pro Woche sparen – Zeit, die sonst in operative Aufgaben fließen würde.

Effektive Unternehmer setzen klare Strukturen für Delegation auf:

• Wiederkehrende Aufgaben systematisch übertragen – Prozesse dokumentieren und optimieren.

• Verantwortung abgeben, nicht nur Aufgaben – Assistenzen dürfen und sollen Entscheidungen innerhalb ihres Bereichs treffen.

• Regelmäßige Abstimmungsgespräche einführen – So wird sichergestellt, dass das Delegierte auch wie gewünscht umgesetzt wird.

Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben lohnt es sich, ein Delegationshandbuch zu erstellen. Dies enthält klare Anweisungen, Prozessbeschreibungen und häufige Fragen, die im Alltag helfen, Zeit zu sparen. Ein solches System sorgt dafür, dass Aufgaben nicht jedes Mal von Grund auf erklärt werden müssen.

4. Assistenz als Schlüssel für produktives Arbeiten

Wer das volle Potenzial seiner Assistenz ausschöpfen möchte, muss Delegation als strategische Maßnahme sehen – nicht als kurzfristige Entlastung. Unternehmer, die ihre Assistenz gezielt weiterentwickeln, profitieren langfristig von einer besseren Arbeitsstruktur und höherer Effizienz.

Die besten Assistenzen sind jene, die nicht nur Aufgaben abarbeiten, sondern Prozesse optimieren, Probleme frühzeitig erkennen und Lösungen vorschlagen. Unternehmer, die diese Entwicklung fördern, können ihre Assistenz in eine echte rechte Hand verwandeln – eine Schlüsselperson im Unternehmen, die weit mehr als nur administrativ unterstützt.

Das Assistenz-Training von Straten Solutions zeigt, wie Assistenzen sich weiterentwickeln können, um Unternehmern mehr Zeit, Klarheit und Effizienz zu ermöglichen. Unternehmen, die ihre Assistenz richtig einsetzen, haben nicht nur eine Unterstützung im Tagesgeschäft, sondern eine strategische Partnerin, die vorausschauend handelt und Unternehmer wirklich entlastet.

Fazit: Delegation richtig nutzen – für mehr Fokus und Wachstum

Effektives Delegieren ist keine Option – es ist eine Notwendigkeit. Unternehmer, die klare Prozesse etablieren und ihre Assistenz gezielt weiterentwickeln, gewinnen mehr Zeit für das Wesentliche. Der Schlüssel liegt darin, nicht nur das „Was“, sondern auch das „Wie“ und „Warum“ klar zu kommunizieren.

Erfolgreiche Delegation bedeutet nicht nur, Arbeit abzugeben, sondern sie so zu übergeben, dass sie mitgedacht und verbessert werden kann. Unternehmer, die ihre Assistenz weiterbilden und ihr die richtigen Werkzeuge an die Hand geben, profitieren von einer nachhaltigen Entlastung und gesteigerter Produktivität.

Machen Sie den ersten Schritt: Informieren Sie sich jetzt über das Assistenz-Training von Straten Solutions und entlasten Sie sich nachhaltig!